a) Thành phần hồ sơ, bao gồm:
1. Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch (theo mẫu)
2. Dự thảo hợp đồng giao dịch
3. Bản sao giấy tờ tùy thân: chứng minh nhân dân/ chứng minh quân đội/Hộchiếu của các bên tham gia giao dịch. (Đối với bên Ngân hàng: giấy đăng ký kinh doanh, văn bản uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật, văn bản đăng ký chữký mẫu).
4. Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định:
4.1 Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (được cấp theo quy định của luật đất đai theo các thời kỳ), Giấy tờ về việc đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính theo quy định
4.2 Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở(theo mẫu NĐ 60/CP và mẫu NĐ 90/2006/NĐ-CP).
4.3 Giấy tờ được cấp hoặc chứng nhận trước ngày 30/4/1975 cho người có quyền sở hữu nhà, sử dụng đất mà người ấy vẫn quản lý, sử dụng liên tục đến nay và không có tranh chấp:
4.3.1 Bằng khoán điền thổ (đất thổ cư) có ghi rõ trên đất có nhà ; Văn tự đoạn mãi bất động sản (nhà và đất) có chứng nhận của Phòng chưởng khế Sài Gòn, đã trước bạ (đối với trường hợp việc đoạn mãi này chưa được đăng ký vào bằng khoán điền thổ).
4.3.2 Giấy phép cho xây cất nhà hoặc giấy phép hợp thức hóa kiến trúc được cấp bởi cơ quan thẩm quyền của chế độ cũ : Đô trưởng Sài Gòn, Tỉnh trưởng tỉnh Gia Định hoặc của các tỉnh khác, nay thuộc địa phận thành phố HồChí Minh.
4.3.3 Văn tự mua bán, chuyển dịch quyền sở hữu nhà có chính quyền chế độ cũ thị thực hoặc chứng nhận đã trước bạ ; Văn tự mua bán, chuyển dịch quyền sở hữu nhà không có thị thực hoặc chứng nhận của chính quyền chế độ cũ đã trước bạ.
4.4 Giấy tờ được cấp hoặc chứng nhận sau ngày 30/4/1975 :
4.4.1 Quyết định, Giấy phép hay Giấy chứng nhận của Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban Xây dựng cơ bản thành phố, Sở Xây dựng thành phố, SởQuản lý nhà đất và Công trình công cộng thành phố, Sở Nhà Đất thành phố, Kiến Trúc Sư Trưởng thành phố, Ủy ban nhân dân quận - huyện công nhận quyền sở hữu nhà (đã trước bạ) hoặc cho phép xây dựng nhà, đã trước bạ.
Đối với Giấy phép xây dựng được cấp từ ngày 23/01/1992 đến ngày 06/10/1993 phải là Giấy phép xây dựng được cấp sau khi đã có giấy phép khởi công xây dựng.
Giấy phép xây dựng được cấp từ ngày 15/10/1993 trở về sau phải kèm theo biên bản kiểm tra công trình hoàn thành và chứng từ sở hữu nhà cũ (nếu là xây dựng trên nền nhà cũ) hoặc kèm chứng từ sử dụng đất hợp lệ theo hướng dẫn tại Công văn số 647/CV-ĐC (điểm 2, 3, 4, 7, 8, 9 của Mục I và toàn bộ Mục II) ngày 31/5/1995 của Tổng cục Địa chính (nếu là xây dựng trên đất trống) mới được coi là hợp lệ về quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất.
Giấy phép xây dựng được cấp từ ngày 01/01/1995 phải được trước bạ theo quyđịnh.
4.4.2 Các giấy phép ủy quyền (sở hữu) nhà do Sở Nhà đất thành phố hoặc Ủy ban nhân dân quận - huyện đã cấp, có nội dung công nhận quyền sở hữu nhà cho người thụ ủy và đã làm thủ tục trước bạ chuyển quyền.
4.4.3 Quyết định cấp phó bản chủ quyền nhà của các cơ quan có thẩm quyền (thay thế bản chính).
4.4.4 Quyết định hoặc giấy chứng nhận của Ủy ban nhân dân huyện cấp, công nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất đối với nhà tại khu vực nông thôn trước khi có quyết định chuyển thành đô thị của cơ quan có thẩm quyền hoặc ngoài khu nội thị trấn tại các huyện, đã trước bạ.
(Các loại giấy tờ nêu tại mục 4.4 này, nếu có yêu cầu phải trước bạ mà chưa thực hiện và hiện trạng nhà, đất không thay đổi thì nayđược trước bạ theo quy định của pháp luật).
4.5 Giấy tờ được lập, cấp hoặc chứng nhận trước và sau ngày 30/4/1975 phải kèm theo chứng từ hợp lệ của chủ cũ được quy định tại khoản 1 và khoản 2 nêu trên:
4.5.1 Tờ di chúc hoặc tờ thỏa thuận tương phân di sản về nhà ở được lập tại phòng Chưởng khế Sài Gòn, tại Phòng Công chứng Nhà nước hoặc được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng nhận và đã trước bạ.
4.5.2 Bản án hoặc quyết định của Tòa án công nhận quyền sở hữu nhà đã có hiệu lực pháp luật và đã trước bạ.
4.5.3 Hợp đồng chuyển quyền sở hữu nhà lập tại cơ quan công chứng Nhà nước hoặc Ủy ban nhân dân huyện nơi có căn nhà tọa lạc, đã nộp lệ phí trước bạ và đăng ký tại Sở Địa chính - Nhà đất hoặc Ủy ban nhân dân quận - huyện, Phòng Quản lý đô thị huyện trước đây.
4.5.4 Văn bản bán đấu giá bất động sản có chứng nhận của Công chứng viên và bản án, quyết định, văn bản có liên quan của Tòa án, Cơ quan thi hành án, Trung tâm dịch vụ bán đấu giá tài sản, đã trước bạ và đăng ký tại Sở Địa chính - Nhà đất trong trường hợp nhà mua qua Trung tâm dịch vụ bán đấu giá tài sản hoặc mua phát mãi của cơ quan thi hành án.
5. Bản sao giấy tờkhác có liên quan đến hợp đồng giao dịch mà pháp luật quy định phải có:
5.1 Biên bản định giá tài sản
5.2 Văn bản về Nghĩa vụ được đảm bảo (hợp đồng tín dụng, hợp đồng vay, hợp đồng mua trả chậm, hợp đồng kinh tế …)
5.3 văn bản đăng ký chữký mẫu của Ngân Hàng (đối với các trường hợp đã đăng ký chữ ký)
5.4 Văn báo thông báo của chủ sở hữu cho bên thuê biết việc thế chấp tài sản. (trong trường hợp tài sản thế chấp đang được cho thuê)
5.5 Trong trường hợp thế chấp QSDĐ thuộc quyền sử dụng chung: Phải phải được sự đồng ý bằng văn bản của các đồng chủ sử dụng đất
5.6 Giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung/riêng (trong trường hợp bên chuyển nhượng là cá nhân)
+Án ly hôn chia tài sản/án phân chia thừa kế/văn bản tặng cho tài sản…
+Thỏa thuận phân chia tài sản chung riêng/nhập tài sản riêng vào khối tài sản chung vợ chồng
+Văn bản cam kết/thỏa thuận về tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân.
+Giấy chứng nhận kết hôn/ xác nhận về quan hệ hôn nhân (trong trường hợp sống chung nhưng chưa làm thủ tục đăng ký kết hôn)
+Giấy tờ xácđịnh về việc tài sản nằm ngoài thời kỳ hôn nhân:
-Giấy xác nhận về tình trạng hôn nhân (chưađăng ký kết hôn từ trước đến nay;
-Xác nhận về tình trạng hôn nhân từ khi ly hôn/ từ khi vợ-chồng chết đến nay chưa đăng ký kết hôn lại …) trên cơ sở đối chiếu với thời điểm tạo dựng tài sản.
5.7 Giấy tờ về thẩm quyền đại diện:
-Trong trường hợp giao dịch của người chưa thành niên:
+Khai sinh
+Trong trường hợp người đại diện thực hiện giao dịch: Giấy cam kết về việc đại diện vì lợi ích cho con chưa thành niên trong các giao dịch dân sự liên quan đến tài sản của con chưa thành niên
+Trong trường hợp người chưa thành niên thực hiện các giao dịch: Giấy chấp thuận của người đại diện theo pháp luật cho người chưa thành niên thực hiện, xác lập giao dịch dân sự theo quy định pháp luật.
- Trong trường hợp đại diện theo ủy quyền:
+Hợp đồng ủy quyền được lập đúng hình thức qui định
-Trong trường hợp mất/hạn chế năng lực hành vi:
+Án tòa tuyên bố mất năng lực hành vi/hạn chế năng lực hành vi dân sự
+Văn bản thỏa thuận cử người giám hộ, người giám sát giám hộ, đăng ký giám hộ
+Văn bản cam kết về việc người giám hộ giao dịch liên quan đến tài sản vì lợi ích của người mất năng lực hành vi, có sự đồng ý của người giám sát giám hộ
5.8 Trong trường hợp một bên là cá nhân:
+Người Việt Nam: Hộ khẩu đối với cá nhân
5.9 Trong trường hợp một bên là pháp nhân
+Giấy đăng ký kinh doanh
+Con dấu của pháp nhân (để đóng dấu vào văn bản công chứng)
+Biên bản họp của Hội đồng thành viên/hội đồng quản trị/đại hội cổ đông/ban chủ nhiệm Hợp tác xã/đại hội xã viên về việc chấp thuận hợp đồng giao dịch mua /bán tài sản./hoặc văn bản đồng ý của chủ sở hữu doanh nghiệp đối với giao dịch không thuộc thẩm quyền quyết định của người đại diện theo pháp luật (theo quy định của điều lệdoanh nghiệp và văn bản pháp luật )…
+Kèm Điều lệ của Doanh nghiệp/Hợp tác xã.
5.10 Giấy tờ chứng minh về năng lực hành vi (giấy khám sức khỏe/tâm thần…) trong trường có nghi ngờ về năng lực hành vi của bên tham gia giao kết hợp đồng.
5.11 Chứng minh nhân dân của người làm chứng/ người phiên dịch (trong trường hợp cần phải có người làm chứng/ người phiên dịch)
5.12 Một số giấy tờ khác liên quan đến việc thực hiện quyền của người sử dụng đất:
+Giấy tờ xác nhận về nguồn gốc đất giao, nhận chuyển nhượng không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước (đối với trường hợp bên chuyển nhượng là tổ chức kinh tế)
+Giấy tờ về việc nộp tiền thuê đất cho cả thời gian thuê hay đã trả tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất đã được trả tiền còn lại ít nhất là 5 năm (trong trường hợp chuyển nhượng đối với quyền sử dụng đất đã thuê trước ngày luật đất đai 2003 có hiệu lực và tài sản trên đất.)
6.Văn bản cam kết của các bên giao dịch về đối tượng giao dịch là có thật
b) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)
Việc lựa chọn hình thức ủy quyền như thế nào là do các bên tự thỏa thuận với nhau. Đối với Hợp đồng ủy quyền, thì bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền phải cùng nhau ký vào hợp đồng. Còn đối với Giấy ủy quyền, bên ủy quyền chỉ cần ký tên, đóng dấu.