Chuyển đổi số trong hoạt động công chứng: Bước đột phá trong cải cách thủ tục hành chính đất đai

Cơ sở pháp lý vững chắc

Việc sử dụng văn bản công chứng điện tử không còn là dự báo mà đã được quy định rõ ràng trong hệ thống pháp luật hiện hành:

Luật Đất đai năm 2024 (Khoản 4 Điều 224): Quy định các thủ tục hành chính về đất đai được thực hiện bằng hình thức trực tiếp, qua bưu chính hoặc trên môi trường điện tử và có giá trị pháp lý như nhau.

Nghị định số 151/2025/NĐ-CP (ngày 12/06/2025): Cho phép người yêu cầu đăng ký đất đai được lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.

Chỉ đạo của Chính phủ: Văn phòng Chính phủ đã có văn bản yêu cầu Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp các bộ ngành nghiên cứu, mở rộng kết nối dữ liệu công chứng điện tử để phục vụ thí điểm liên thông thủ tục hành chính về biến động quyền sử dụng đất.

Các cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận văn bản công chứng điện tử

Theo hướng dẫn tại Công văn số 05/BTP-BTTP của Bộ Tư pháp và các văn bản phúc đáp từ các Bộ liên quan, các đơn vị sau đây có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý văn bản công chứng điện tử:

Cơ quan Nông nghiệp và Môi trường (Văn phòng đăng ký đất đai): Đây là cơ quan đầu mối tiếp nhận, xác thực các hồ sơ đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất và cấp Giấy chứng nhận. Cơ quan này thực hiện kết nối với hệ thống Trung tâm phục vụ hành chính công các cấp để xử lý hồ sơ trực tuyến.

Cơ quan Thuế (Bộ Tài chính): Phối hợp trên môi trường điện tử để tiếp nhận phiếu chuyển thông tin từ cơ quan Nông nghiệp và Môi trường nhằm xác định nghĩa vụ tài chính và ban hành thông báo nộp tiền.

Các Tổ chức hành nghề công chứng: Có trách nhiệm chủ động thông tin, hướng dẫn người dân và doanh nghiệp thực hiện các thủ tục công chứng điện tử, đảm bảo quy trình tạo lập văn bản đúng quy định pháp luật.

Lợi ích thiết thực đối với người dân và doanh nghiệp

Việc triển khai văn bản công chứng điện tử mang lại những lợi ích đột phá:

Tiết kiệm thời gian, chi phí: Người dân không cần phải có mặt trực tiếp tại các cơ quan hành chính, giảm thiểu việc đi lại và chờ đợi.

Minh bạch hóa hồ sơ: Dữ liệu điện tử giúp ngăn chặn tình trạng giả mạo giấy tờ, đảm bảo tính chính xác và thống nhất của hồ sơ địa chính.

Đơn giản hóa thủ tục: Thay vì nộp bản sao giấy, người dân có thể gửi trực tiếp văn bản điện tử có chữ ký số của công chứng viên lên cổng dịch vụ công.

Xử lý nghiêm các trường hợp gây khó khăn

Bộ Tư pháp đã chỉ đạo Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam thông tin rộng rãi đến các tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước. Trường hợp có cơ quan, tổ chức cụ thể nào chưa tiếp nhận văn bản công chứng điện tử trên Cổng dịch vụ công, Hiệp hội cần kịp thời phản ánh về Bộ Nông nghiệp và Môi trường để xem xét, xử lý theo thẩm quyền.

Việc đưa văn bản công chứng điện tử vào đời sống không chỉ là yêu cầu cấp thiết của quá trình chuyển đổi số mà còn là hành động cụ thể nhằm phục vụ nhân dân tốt hơn. Đề nghị các cơ quan, đơn vị và người dân cùng phối hợp thực hiện để tạo nên một nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả.